I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

HOMEPRINT Sp z o.o.
Adres: ul. Małachowskiego 27, 42-500 Będzin
NIP: 6443531165
E-mail kontaktowy: biuro@hplogistics.eu

Administrator decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego dokumentu:

• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
• Dane osobowe – informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej
• Klient – osoba fizyczna lub przedstawiciel podmiotu B2B
• Przetwarzanie – każda operacja wykonywana na danych osobowych

II. ZAKRES I KATEGORIE DANYCH

3. Kategorie osób

Administrator przetwarza dane:

• klientów indywidualnych (B2C),
• przedstawicieli firm (B2B),
• odbiorców przesyłek,
• użytkowników sklepu internetowego,
• osób kontaktujących się mailowo lub telefonicznie,
• kontrahentów i podwykonawców.

4. Kategorie danych osobowych

W szczególności:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko),
• dane kontaktowe (e-mail, telefon),
• dane adresowe (dostawa, korespondencja),
• dane firmowe (nazwa, NIP),
• dane transakcyjne (zamówienia, faktury),
• dane zawarte w dokumentach przewozowych (np. CMR),
• dane zawarte w plikach produkcyjnych (projekty graficzne),
• dane konta klienta,
• adres IP, dane cookies.

Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).

III. CELE I PODSTAWY PRAWNE

5. Cele przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• realizacji produkcji i druku materiałów,
• obsługi sklepu internetowego,
• realizacji umów sprzedaży B2B i B2C,
• organizacji transportu krajowego i międzynarodowego w UE,
• wystawiania faktur i dokumentów księgowych,
• obsługi reklamacji i zwrotów,
• kontaktu z klientami i kontrahentami,
• realizacji działań marketingowych,
• zabezpieczenia roszczeń,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów IT.

6. Podstawy prawne

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda

IV. TRANSPORT KRAJOWY I MIĘDZYNARODOWY (UE)

7. Przetwarzanie danych w transporcie

W ramach transportu przetwarzane są dane:

• nadawców,
• odbiorców,
• osób kontaktowych,
• dane zawarte w dokumentach przewozowych (CMR).

Dane te są przekazywane wyłącznie:

• firmom kurierskim,
• przewoźnikom,
• spedytorom działającym na terenie Unii Europejskiej.

8. Brak przekazywania danych poza UE

Administrator nie przekazuje danych do państw trzecich.
Całość przetwarzania odbywa się w ramach UE, zgodnie z jednolitymi przepisami RODO.

V. ODBIORCY I POWIERZENIA DANYCH

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• firmom transportowym,
• operatorom płatności,
• biuru rachunkowemu,
• firmom IT i hostingowym,
• dostawcom systemów sprzedażowych,
• podwykonawcom produkcyjnym.

Z każdym podmiotem zawarta jest umowa powierzenia danych (art. 28 RODO).

VI. OKRESY PRZECHOWYWANIA

10. Retencja danych

• dane umowne – do przedawnienia roszczeń,
• dane księgowe – zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• dane marketingowe – do cofnięcia zgody,
• konto klienta – do jego usunięcia,
• dokumenty transportowe – zgodnie z przepisami branżowymi.

VII. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

11. Zakres praw

Osobie przysługuje prawo:

• dostępu do danych,
• sprostowania,
• usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• cofnięcia zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa UODO.

VIII. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

12. Środki techniczne i organizacyjne

Administrator stosuje m.in.:

• szyfrowanie SSL,
• zabezpieczenia serwerów,
• ograniczony dostęp do danych,
• indywidualne upoważnienia,
• kopie zapasowe,
• politykę haseł.

IX. PROCEDURY WEWNĘTRZNE (DLA FIRMY)

13. Naruszenia danych

W przypadku naruszenia:

• prowadzony jest rejestr naruszeń,
• oceniane jest ryzyko,
• w razie potrzeby zgłoszenie do UODO (72h),
• informowanie osób, których dane dotyczą.

14. Pracownicy

• każdy pracownik posiada upoważnienie,
• obowiązuje poufność,
• dostęp do danych jest minimalizowany.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

15. Aktualizacja dokumentu

Dokument jest aktualizowany w przypadku:

• zmiany przepisów,
• zmiany zakresu działalności,
• wdrożenia nowych systemów IT.